要想做好项目管理，需要寻找一些有效的工具来协助自己，否则就会面临催不完的进度、做不完的表格、加不完的班，让自己得不到解放。工具的使用对于项目管理的重要性不言而喻，PMBOK中介绍的常用工具就有130+种，完全可以单独成为一个知识领域了。很多人尝试了各种项目管理工具后，感觉效果还是不够明显，那不妨试试企业微信的「智能表格」功能，简单、易用，又能解决实际问题，用了这么久企业微信的我，也是今天才发现！「智能表格」兼具市面上各种项目管理工具的亮点功能，不仅能让你清晰掌握项目进度，还能协助你自动催进度，甚至还能为项目汇报提供报表或看板。用一张甘特图可以清晰地看出不同人员的目标、任务、进度等，但是做甘特图需要好的工具，否则做起来费事，不仅要花很多工夫学，每次还得数格子、算时间，比较麻烦。当你在智能表格里列出整个项目的各项任务，再标好任务的开始时间、结束时间，只要点击“ +“新建视图 -“甘特视图”，智能表格就能一秒自动生成一张甘特图。在智能表格的甘特视图里，可以直接拖拽时间条，时间的改动就会自动同步到所有表上。项目管理人员在开展工作过程中遇到的最常见的问题就是如何“催活儿”，几乎每天都在各种催，催团队成员、催客户、催供应商，但往往发现只能管好自己，对于其他人一个都管不动。这个时候，企业微信的智能表格，不仅可以主动发现进度可能延迟的任务，还能自动发消息：项目里有哪些任务快到截止时间，或者已经超时了还没完成，智能表格就自动发一个消息，提醒对应的任务负责人。但要是同事任务已经逾期，被提醒了却还是无动于衷，怎么办？智能表格也有办法，它能自动拉群：把逾期的项目成员和他的领导拉进一个群，在群里再提醒一遍。看来，还是让工具催进度比较好，把得罪人的事儿交给工具干。
在智能表格的右上角，有个「自动化」流程，点击并新建一个空白流程，在触发条件里选择「到达记录中的时间时」，一般就设置为每个任务定好的截止时间。然后在执行操作里选「发送消息」或者「发起群聊」，智能表格就会准时在项目群里自动提醒，或者新拉一个群进行提醒。任务的延期，有时并非完全是任务负责人自身的原因，也可能是因为任务的分配不合理或者计划安排不周。
智能表格可以帮你清楚掌握不同成员的任务负载情况及进度情况。在智能表格中，创建一个任务负责人看板，就能清晰地看到每个人手里负责几件事、每件事的进度如何，便于项目经理快速判断、调整每个人的工作量，大大提升项目运行的效率。在智能表格上点击「+」新建视图，选择「看板视图」，将「分组依据」设置为「任务负责人」，所有任务就会以人为维度进行排列。在Excel里，从密密麻麻的信息当中，标出重要的行、列，做成图表来更清晰地呈现，比如用柱状图来展示已完成、进行中任务的数量，这个过程，挺麻烦的。智能表格的“智能”就在于，能把麻烦的事，都自动做好了。下面这张图，就是用智能表格「自动」生成的项目汇报材料。原本耗时耗力的柱状图、饼状图、折线图等，智能表格很快速就能生成，项目各版块的进展、人力情况都能展示出来。而且一旦配置好，这些图表也会跟着原表格里的数据自动实时更新。在智能表格左下角，找到「新建仪表盘」，然后选择想要的图表，不管是饼状图、柱状图、还是折线图，只需简单勾选，excel小白也能零门槛掌握。除了可以帮你精通项目管理，智能表格还自带多种开箱即用的模板，从个人待办，到客户管理、门店管理，甚至进销存管理等等，都能让你省不少心。总而言之，用好企微智能表格，可提高工作绩效。像这些简单易用的小工具，早用早受益，行动起来吧！欢迎广大同仁关注我的公众号，一同探讨组织级项目管理体系建设
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53AI公司的创始人杨芳贤曾是一位资深开源软件开发者，也是腾讯的TVP（腾讯云最具价值专家）。2014年，他的开源软件IBOS(全球用户量最大的开源协同办公平台）被开源中国评为最受欢迎的开源软件。2017年，他带领团队开发了首个微信小名片，初心是帮助成千上万与他一样的商务人士能更高效的见面、更高效的建立信任、更高效的完成价值传递。
2023年3月，他带领团队推出了53AI，至今已成功帮助上百家企业落地应用大模型，服务了包括中国联通、拉卡拉、开元教育、英氏控股、英迈中国、海尔金融、31会议、销售罗盘、昆仑学堂等数百家中大型企业。
