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企业微信怎么保存内部员工与外部客户的聊天记录

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企业微信怎么保存内部员工与外部客户的聊天记录
发布日期:2024-11-14 21:35:07 浏览次数: 843 来源:微伴助手会话存档客户管理SCRM


    企业微信会话存档是一项很重要的能力,你可能早有耳闻,但还未体验过。

    随着企业微信的普及,越来越多的公司都开始使用企业微信办公。在享受便利的同时,很多企业也开始关心:企业微信可以查看员工聊天记录吗?



官方给出的答复是:"不可以。聊天记录属于员工个人隐私,企业是无权查看的"。确实如此,但凡事都有例外。



    2018年1月,“一行三会”联合发布《关于规范债券市场参与者债券交易业务的通知》(银发【2017】302号)。
    当日,证监会发布了302 号文的配套文件《关于进一步加强证券基金经营机构债券交易监管的通知》,明确要求:债券投资交易人员应当使用公司统一配置的电话、邮件、即时通讯等系统开展债券交易询价等活动,其工作邮件、通话记录、即时通讯信息等应当监测留痕。
    与此同时,为满足企业外部监管合规和内部管理需求,企业微信「会话内容存档」功能应运而生。该功能支持企业对员工内部、员工与客户间的工作沟通内容进行存档,满足企业的合规性审查和风险控制要求。


    

会话存档有什么用



    会话存档的使用群体没有局限,不限行业,不限公司规模大小,所有企业管理者都想使用这个功能。

会话存档的使用场景也相当广泛


保险企业:销售人员向客户提供保险咨询、推荐和销售保险产品,销售行为和沟通过程可合规存档。

银行企业:客户经理向客户提供理财建议或销售理财产品,客户交易流程和沟通记录全程合规存档。

证券、基金和期货等企业:债券交易/投资管理人员向客户提供投资建议,投资交易沟通全程合规存档。

其它行业:基于外部监管或内部风险控制管理要求,企业员工内部沟通记录,及企业员工与客户沟通记录合规存档。

换句话说,只要企业有聊天监控或内部风险控制管理需求,就可开通会话存档功能。



会话内容存档有什么功能?



1.可获取员工工作沟通内容
    企业可设置合规存档的员工范围、可获取开启范围内员工的工作沟通内容,并且会话内容准实时,每次拉取高达1000条。
2.支持获取多元化的消息类型



    可获取文本,图片,文件(包括视频文件等),语音条,以及"撤回消息"等记录。
    结合功能开发,还可以实现敏感关键词预警、客户流失监控、文本分析等功能。 它可以帮助企业实现内外部消息存档,做到消息永久留痕,自查内部风险。

    具体讲就是,当企业想知道员工和客户之间的聊天内容,用它;

当企业想知道员工的聊天话术专不专业,服务态度是否端正,用它;

当企业想知道员工有没有聊些对公司不利、违反公司规定的事情,还是用它!


    总之,有了会话存档不仅可以随时查看聊天记录,还可以做到敏感词违规提醒、客户群消息提醒这些企业微信没有的功能,都可以直接在微伴助手后台使用。如需使用会话存档,可以添加微伴客服申请开通。



会话存档功能升级



除了全面开放会话存档,此次会话存档能力也进行了升级,增加企业版。

  • 办公版:仅保存企业内部聊天记录(仅金融行业可见)

  • 服务版:同时保存企业内部、外部聊天记录

  • 企业版:还支持保存内外部的语音通话记录


连语音通话都可以存档下来,再也不用担心没有通话录音功能了,对经常需要回访客户的员工而言,也是一大好事,不遗漏重要信息的收集。

目前 3 个版本都可以申请免费试用 30 天,到期后续费,也可以直接按人次和时长购买。


另外,关于会话存档还有几个大家比较关心的问题。

Q1:购买会话存档是按照企业员工人数来购买吗?
A:大家可以根据企业内部需求,来选择开通会话存档的员工,哪些员工需要和外部客户联系,那就给这些员工购买。

Q2:企业内部人员流动比较大,要是已开通会话存档的员工调岗或离职了怎么办?
A:购买会话存档后,可以反复修改会话存档使用成员名单。

Q3:客户知道会话被存档下来吗?
A:员工和外部客户联系时,客户会收到消息存档须知,提醒聊天记录会被保存下来,客户不点击,聊天记录默认保存;客户选择不同意,则单方面保存员工的聊天记录,当然也可以开启客户不同意存档,限制员工继续发送消息提供服务。


Q4:员工知道自己会话被存档吗?
A:员工可以知道自己消息被存档,当打开企业微信就会弹出自己会话被存档的通知,并且和客户聊天时,聊天对话框上方也会显示会话存档的保存状态。



Q5:群聊记录会被存档吗?
A:群聊记录也会被保存下来,只要企业开通会话存档的服务版或企业版,内外部的群聊记录都会被保存下来,从已开通会话存档的企业成员进群那一刻开始,群聊记录开始被存档。


最后,服务商除了提供会话存档功能服务之外,还有客户画像、渠道活码、聊天增强、客户生命周期看板、企业朋友圈等 20 多项企业微信没有的高级功能。帮助企业提高工作效率,有更清晰的客户认知,抓住目标客户,促进客户转化,提高企业收益。是私域流量管理、运营社群不可缺少的企业微信辅助工具。

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