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用好企业微信的在线文档，三个小技巧！

发布日期：2026-04-09 10:57:32 浏览次数： 106 来源：曹将

之前请字节跳动的朋友做了一个分享，主题是如何提升效率。

收获最大的技巧就是：用好在线文档。

举个例子，在大多数企业，如果一个人要汇报提案，会经历哪些流程？想必是：先向 A 报，通过后向 B 报，没问题后再向 C 报……中途只要有一个人不同意，那就修改，并重走一遍这个流程。

可能填报完了，环境也变了，这件事也就不用做了。

但是，如果一开始就把 ABCD 拉到一个文档里，他们的意见一次性全部收到。马上修改，形成定稿。

这是极致的效率。

不过这对大公司来说，太挑战既有的管理体系了。

没事，做不到最好，做到更好也不错。

我们部门基于「企业微信」的「微文档」（类似于腾讯文档），也做了一些提效的尝试，效果还不错。

今天分享给大家三个实践策略。

01 每周计划

每周一，我们会在一个共享文档「周计划」里写下本周要做的事，并注明截止日期和对应的负责人。

在开会之前，大家先阅读，然后再开会。这样在开会的时候，我就能知道哪个事情需要特别强调，并与负责这件事的同事沟通。

当有人员流动时，我们会把新同事拉进来，他便可以从过往的计划里，了解这个部门之前在做什么，便能有一个整体规划；交接工作时，他也可以有针对性地跟前任沟通，保证工作不遗漏。

另外当年度要做总结时，也能马上看到完成了什么，不用再冥思苦想了。

02 收集信息

在以往，收集信息主要是通过 Word 或 Excel 表。大家发过来，然后我们统计。但是，在企业微信里，可以通过微文档的「收集表」完成。

这个表单就像一个问卷，填写方便。

大家填写好后，可以生成一张 Excel 表。后续如果要做进一步分析，可以导出，再做数据透视。

03 知识管理

今年 8 月，有一位借调的同事要回到原有单位。在这之前，他主要负责在线学习平台的运营。

在走之前，他利用微文档完成了一份《在线学习平台品控手册》，参考的是《得到品控手册7.0》：用一个个问题，将运营中涉及到的关键点呈现出来，并给予解答。

解答模式上，也跟《得到品控手册7.0》一样，遵循「0-1-2-N」的逻辑：

0 澄清问题，即对问题的描述。

1 问题本质，即给出解决问题的突破口。

2 解决思路，即可以从哪几个方面解决该问题。

N 解决措施，即分步骤给出详细解决方案。

用共享文档来写手册有两个好处：

1.查阅方便。文档左边是目录，右边是正文，想看哪个答案，能够马上定位。

2.持续生长。接手的同事如果遇到了新问题，可以直接在上面补充，于是它便可以持续迭代。

如果你所在的部门人员流动性较大，也可以考虑使用这个方法。

另外，今年我们对各家公司的培训项目进行了对标研究，也是在共享文档中完成。每人分 10 个对标项目，共同编写，互相看得见进度，效率更高，结果输出也一目了然。

我是小结

这就是目前在共享文档上的实践，包括三个场景：

1.每周计划。在一个文档里持续写周计划。

2.收集信息。利用「收集表」快速收集信息。

3.知识管理。制作《品控手册》，共创《对标研究》。

你有没有其他基于共享文档的实践方法，欢迎分享。

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