智能表格，是企业微信推出的一款免费的新型数据库电子表格，换句话说，它也是一款免费的表格形态数据管理工具。

有别于传统的Excel、在线表格等，它具备丰富的列类型和多维的视图展示，可以让您从功能繁复的在线表格中解脱出来，专注于处理数据本身。您还可以自由轻松的搭建数据看板，可视化、多维度的呈现数据。同时，它还具备自动化触发数据流程的能力，协助您释放双手，提高工作效率。甚至智能表格API，能与自有系统相互打通。

那么，这样一款能力强大的数据库电子表格是怎样使用的？这篇文章，我们将以项目管理为实例，以图文的形式手把手教您了解智能表格的各种能力并能熟练使用它。

一、怎样创建智能表？

在企业微信中点击文档，在上方点击智能表格，设好“表头”并把所有数据填进去，也可以选择Excel导入生成智能表格。

填写负责人时，可直接从通讯录中直接选择。智能表与企业微信的单聊，群聊，通讯录全部打通，非常方便。

 日期格式完全统一，可设置格式并在其他人填写时通过日历方式选择。

设定日期呈现形式

智能表的表格视图，不仅能够规范数据填报，还拥有多种实用的字段类型供您选择，例如：

• 进度字段，一种更为清晰的展现形式。

• 复选框字段，勾选后还可以自动通知负责人。

• 最后编辑人字段，记录修改行内数据的最后编辑者，该字段无法人为更改。

自动编辑人字段

• 群聊字段，可以通过点击群名称直接加入群聊。

• 自动编号字段，可自动生成订单编号。

• 地理位置字段，通过定位搜索，确保位置精准规范。

• 公式字段，从普通的加减乘除，到支持跨表格引用的复杂公式，应有尽有，等待您来探索。

除了以上的字段，还有其它更多的实用字段，可以满足您的一切需求。

我们刚刚通过项目管理实例了解了智能表的表格视图，除此之外，还有看板视图，甘特视图，画册视图，日历试图和表单视图。同一个智能表格可创建多个视图，它们是该智能表格多维度的查看方式，并且数据相互打通，一个视图中的数据发生变化，其他视图的数据会实时动态更新，非常方便。

看板视图能够更清晰直观的呈现人员分工数据，重点在于当涉及到人员分工调整的时候，不用在重新修改表格，只需通过拖拽即可实现分工的调整。此时，表格视图中的项目负责人也会随之更新，这就是刚刚所说的一个视图的数据发生变化，其它视图动态更新。看板视图是做项目管理非常好用的工具之一。

通过鼠标拖拽更改人员分工

不仅如此，如果想调整时间，只需要鼠标直接拖拽即可。同时，表格视图中的时间数据，也会随之同步更新。

通过鼠标拖拽更改时间数据

当然也可以设置时间不允许更改，甚至可以将更改时间的数据及负责人信息单独汇总到另一张表中，我们会在之后的内容权限中作出详细介绍。

不同颜色可对应不同部门，不同负责人，或者不同的项目等，以这种方式呈现数据，更加适合项目攻坚期。

顺带一提，每个智能表格中都可以创建多个子工作表，其实就是Excel中的sheet页，但是创建方式却与Excel不同，在新建区域点击工作表来创建新的子工作表。

我们可以这样理解，每个新建的智能表格中都可以有多个子智能表，每个智能表都可以新建多种视图以不同的形式呈现相同的数据。

二、自动化

 以上所有流程不需要人力操作，完全通过自动化实现，极大节省人力提升工作效率，确保项目进度。那么自动化流程怎样设置呢？

除了常用的条件和操作外，还有一些其他的条件和操作，可以实现更多的自动化流程，比如，可以通过自动化实现当其他人修改数据时可以记录下来留档，当有人修改数据时可以把修改的数据汇总到一个子表中等等。

总之，自动化是智能表格的核心能力，它就像一个机器人一样协助你自动推进工作，条件和操作自由组合，可搭配出多种自动化流程，满足各行各业的需求。

三、仪表盘

确保了项目进度，接下来就要做汇报了。

用智能表格的仪表盘做汇报，把枯燥数据变成清晰美观的数据图表，全程无码化的轻松操作，自由定义属于自己的数据看板。当表格中的数据发生变化时，仪表盘上的数据也会实时更新。

自定义数据看板样式

在智能表格下方的新建区域点击仪表盘。

有了智能表格的仪表盘：零成本制作智能数据图表，节省成本。再也不用费精力做图表，勾选加拖拉拽就能得出结论。随时看到的都是最新的数据，不用手动更新。数据呈现直观，结论易懂。

四．内容权限

不想让别人看到表中的某列，在智能表格中右键点击此列的表头，选择内容权限，设置全员权限为无权限，再为指定成员添加额外的可见权限，专门为某人设置可见。

也可以设置表格权限，同样的操作，在表格上点击右键。先设置全员权限为无权限，再为某人单独设置额外权限。

子表格权限设置

而且，由于智能表和企业微信的组织架构是打通的，所以人员组织结构发生了变化，智能表格的内容权限也会随之变化，极为方便。

 五、寄语

如果您之前不了解智能表格，那么我相信您的收获是巨大的。我以项目管理为实例，向您介绍了利用智能表的各种视图、自动化、仪表盘来实现从项目规划--执行--汇报的整个过程。当然，这只是智能表的应用场景之一，任何应用场景智能表格基本都能适用，高校的智能表应用场景也非常广泛，当您真正使用它时，我确信，您会为智能表格的强大能力而感叹。为了方便您的使用，智能表格还自带模板库，从模板库中选择您所需的表格模板，稍作修改就能使用。

模板库入口