在行政工作里，证书管理十分重要。小王在企业行政部任职，一次重要项目招标前夕，招标要求提供关键岗位人员专业资质证书。可当他准备扫描上传时，却发现好几份关键人员证书已过期，涉及项目关键技术岗位，若没有证书企业可能失去招标资格。

小王慌了神，紧急联系相关人员办理续期以及继续教育等工作，繁琐流程和漫长等待让团队焦虑。为不耽误招标，小王和同事加班，一边与相关部门沟通争取特殊处理，一边准备补充材料。最终在截止日期前补齐手续，涉险过关。

这次经历让小王认识到证书管理的重要性，类似证书到期未处理致工作被动的情况在很多企业时有发生，不仅耗费人力物力和时间，还可能带来风险损失。

在小王经历证书到期危机前，他所在行政部用传统方式管理员工证书信息。新员工入职时，行政人员收集证书复印件，分类存于文件柜，同时在 Excel 表格简单登记证书基本信息。

但公司规模扩大、员工增多后，证书数量剧增，Excel 表格数据繁杂，查找和核对信息困难。证书信息更新时，行政人员手动修改，易遗漏或录入错误，传统管理方式隐患诸多。