最近遇到一个问题，因为在公司内部没有落实到位被ZF进行了说教，要求加强内部改善。后面研究了一下，可以通过智能表做好跨部门的工作管控，实现结果监控。

一、 问题场景还原

1）A部门给各部门进行实物发放，发放时需要各部门进行签收，留存签收记录；

2）B部门需要对各部门的实物正确使用情况进行检查，检查出的问题需要督促各部门整改。

遇到的问题是，B部门的监督检查都是属于事后管理，费时、费力。如何能够在各部门领到实物之后就确保其按要求使用。从而做到从事后管理变成事前管理。

二、 问题难点及解决方式

整体工作的解决逻辑是在各部门收到实物后，要求其进行使用结果的反馈。但是发放的记录是在A部门，使用反馈的记录是在B部门，如何将两个部门的记录情况进行打通和相互衔接是需要解决的难点。

因为公司使用的是企业微信，研究了下企微智能表，可以使用“查找引用”这个功能进行解决。解决办法如下：

1、 新建一个企微智能表；

2、 基于A部门进行实物发放并进行各部门签收的场景，建立工作表1。在工作表1内建立需要各部门签收反馈的字段；

3、通过新建表单视图功能生成对应的二维码；

4、 同上，基于B部门进行实物使用并进行记录反馈的场景，建立工作表2。在工作表2内建立需要各部门使用反馈的字段，并通过新建表单视图功能生成对应的二维码；

2个重要Tips：

1）两个工作表内需要有一个共同的字段，比如实物代码，这个串联两个工作表的关键；

2）工作表2内可以最后增加一个选项，如“已使用”。

接下来我们要做的就是做查找引用。这里需要明确的是发放的全数据在工作表1，所以

1）表1中，在最后增加一列，类型选择“查找引用”，在B表中查找“已使用”；

2）选择匹配字段，用表1中的“实物代码”匹配表2中的“实物代码”。

这样表2有使用反馈的，则会在表1中呈现“已使用”字段，没有反馈的，则表1中会呈现空白字段。

最后，可以新建一个仪表盘视图，数据来源选择表1，增加筛选选项，筛选使用情况为空的字段，那么没有进行使用反馈的部门或人员，就可以通过仪表盘自动进行统计和呈现。通过统计结果反馈和通晒的方式，来督促各领用部门按要求做好实物的使用。

另，智能表还可以设定自动化，可以设定每日定时对未反馈的条目涉及人员自动发送提醒信息。

三、 举一反三

这个问题解决方式，可以适用很多工作场景。只要是有任务分发和任务落地反馈的场景 ，都可以应用，而且使用二维码，及时各工作对接人不在的情况下，可以实现员工自助领取和反馈，不用限制在人。

希望大家都能够用好新技术，来解决我们工作中的痛点，提高管理效率。