1 概要

本文旨在解决团队内部知识分散、FAQ更新滞后及重复问答效率低下的问题。正文将介绍如何利用企业微信智能表格作为数据底座，结合智能机器人的工作流编排能力，搭建一套“知识问答、知识整理收集的智能助手”。

痛点：在团队协作中，我们常遇到这样的场景：新员工入职反复询问同样的流程，业务群里的常见问题没人及时回复，或者最新的业务变动文档散落在各个群聊文件中，难以检索。

2 打造过程

2.1 阶段一：智能问答助手 1.0

25年企微推出了智能机器人，个人用户就能创建，起初开放的能力有限

• 知识集的来源：本地文档、微盘文档或者企微在线文档等。
• 需要通过角色设定，限制问题回答必须根据知识集内容回答。
• 提示词参考

# 角色定位
我是AI知识助手，专注于AI相关知识、使用案例和经验总结，为您提供准确的知识细节和系统使用指导。

# 核心指令规范
- **必须严格遵守以下文档使用规则，禁止使用任何非指定知识源回答问题：**

## 知识源使用规范
- 仅能基于知识库内容回答AI相关问题

# 限制与边界控制

## 未收录问题处理
当遇到以下情况时：
- 问题超出上述知识范围
- 指定文档中无相关内容
- 文档内容无法覆盖用户具体问题

**必须统一回复**：
> "该问题暂未收录，请联系管理员添加！"

## 严格禁止行为
- 使用外部知识或主观推测
- 对未明确收录的问题提供任何形式的答案

存在痛点：需要定期手动维护知识集文档，经常更新不及时或者漏更新，除非这个问题反复出现。

2.2 阶段二：智能问答助手 2.0

近期发现企微的智能机器人多了工作流、API/MCP的能力，就想利用工作流编排的方式实现新知识的自动整理和更新，从而完善智能问答助手的能力闭环：知识问答、新知识整理、新知识注入。

2.2.1 知识集载体

结论先行：使用智能表格。

• 助手1.0时代，使用的是本地word文档，每次更新知识库很麻烦需要先更改本地的文档然后重新上传到智能机器人的知识集中；
• 当时不用企微在线文档的原因是，企微刚推出智能机器人那会儿，针对企微在线文档的内容进行文本分块（chunk）处理时，可能处理技术还不成熟或者有bug，在线文档分块容易导致回答问题时知识召回遗失关键信息；本地的word文档则没有这个问题；26年重新试用在线文档的方式，发现对应的知识内容已经能正常召回，因此打算使用在线文档。
• 普通企微在线文档/表格的路子走不通，具体原因详见文末Q&A。

智能表格创建

• 进入工作台->智能机器人->创建->创建机器，可以选择手动创建或者描述场景让AI帮你建； 
  
  
  
• 选择创建知识集
  
  
  
  
• 选择标准问答对->选择根据模板创建->保存->先保存机器人等会儿再进一步设置。
  
  
  
• 切到文档中，选择刚才新建的智能表格进行标题修改、新增一列文本类型的标签列，并启用接收外部数据的能力 
  
  
  
• 接收外部数据
  ->开启配置->复制URL和请求体的示例数据后面会用到
  
   
  
  
  

2.2.2 工作流编排

切换到工作台->智能机器人->工作流添加工作流 

2.2.2.1 设置入参

• 点击开始增加question和answer两个String类型的自定义参数

• 通过添加指定操作新增本次需要的节点 

2.2.2.2 相似问法生成

创建大模型问答节点->标题改为相似问法生成->使用模型改为DeepSeek.快速回答(可选，精度要求高的话可以使用深度思考模型，但是处理速度会更慢)

• 系统提示词

你擅长根据问题和答案提供相似问法

• 用户提示词

# 任务

根据问题：{{开始.question}}  和答案 ：{{开始.answer}}  ，生成用户最有可能的其它问法。


# 输出要求
- 只输出相似问法的内容文本，去除不相关的文本、特殊字符。
- 如果有多种问法，不同问法之间用分号分隔。
- 务必保证输出的是一个合法的字符串内容。

2.2.2.3 打标签

创建大模型问答节点 -> 标题改为打标签->使用模型改为DeepSeek.快速回答(可选，精度要求高的话可以使用深度思考模型，但是处理速度会更慢)

• 系统提示词

你擅长根据问题和答案总结问题所属分类和提取关键字

• 用户提示词

# 任务
根据问题：{{开始.question}}  和答案：{{开始.answer}}  ，输出问题所属分类和关键字

# 要求
- 只输出具体分类和关键字的内容词语，去除不相关的文本、特殊字符，去除重复内容。
- 如果有多个分类和关键字，不同词语之间用顿号分隔。
- 务必保证输出的是一个合法的字符串内容。

2.2.2.4 更新智能表格

创建HTTP请求节点

• 请求方法：POST
• URL：上文智能表格启用后提供的完整接口地址
• 请求参数：没用到，直接删除。
• 请求头：Content-Type -> application/json。
• 请求体：
• 上文智能表格启用后提供的请求体示例拷贝到里面。
• add_records.values 按字段使用插入参数设置好入参变量。

"add_records":[
{
"values":{
"f04Gwj":"{{开始.question}} ",
"ftQMc5":"{{生成相似问法.response}} ",
"ftk5Tx":"{{开始.answer}} ",
"fMAfWQ":[],
"f4u6j3":"{{生成标签.response}} "
}
}

• 输出
• body：类型设为Object，点击右侧参数结构定义按钮弹框输入响应格式

{
"errcode":0,
"errmsg":"ok"
}

2.2.2.5 结束节点

2.2.2.6 调试与发布

在右侧进行调试，先确保工作流能跑通，本工作流很多时候会因为相似问题生成或者打标签环节输出的内容存在特殊字符，导致HTTP请求节点的接口调用失败，因此对应节点需要微调提示词，确保不会输出异常字符导致请求体的Json格式失效。

2.2.3 配置智能机器人

切换回工作台->智能机器人->管理->选择之前创建的机器人右侧的详情进行机器人配置

• 角色设定提示词

# 角色定位
我是知识问答助手，专注于知识问答、知识整理更新。

# 能力
## 知识问答
- 针对用户提问时，仅基于知识库内容进行回答。
- 当问题超出知识库范围时，提示“当前问题未收录，请提供答案，我可以帮你整理并更新到知识库中”，用户提供答案后，使用知识整理更新能力。

## 知识整理更新
- 如果用户提供的内容不是标准的问答对，需要根据用户内容，自动整理faq，示例如下：
用户输入：
小明：明天天气怎么样？
小华：我看了天气预报，天气预报说明天放晴

FAQ输出：
问题：明天天气怎么样？
回答：晴天。
- 根据最终的问答对，调用 updatefaq 工作流


# 约束
## 严格禁止行为
- 使用外部知识或主观推测
- 对未明确收录的问题提供任何形式的答案

• 有时候为减少智能机器人出现幻觉，回复设置需要勾选根据知识集回答，但是勾选后容易导致工具调用失败，可能是快速回答模型无法识别工作流的指令，因此建议不要勾选根据知识集回答或者制作两个智能助手1个用于知识问答，一个专门用于调用工作流进行知识整理和更新，这样职责更清晰；
• 在工作流配置项中添加上一步创建的文档更新工作流updatefaq。

2.2.4 成品测试

• 用例1：先问一个不存在的问题，然后提供答案，让其整理并更新知识库。

• 用例2：询问刚更新的内容是否能够根据知识库回答（通过接口更新的数据需要手动到智能机器人->知识集->对应文档中点击更新，企微目前的限制，希望哪天能根据文档的更新情况自动定时触发知识集的更新）

3 Q&A

3.1 更新工作流的目标文档能否使用普通的企微在线文档或者在线表格？

• 首先，手工创建的在线普通文档/表格，无法取到docId（官方未开放），因此哪怕企微有开放接口，也无法通过api编辑手工创建的在线文档。
• 其次，虽然可以通过企微开放接口创建在线普通文档/表格，取到docId，并且利用企微开放接口进行文档的crud，但是通过api创建的文档无法添加到智能机器人中的知识集中。
• 后来发现智能表格提供了接收外部数据的接口，才走了这条路，当然这个接口目前只能追加数据，不过本场景中也够用。

3.2 为什么工作流中的变量没有生效？

• 请不要直接用本文工作流提供的文本变量{{开始.answer}}这种文本写法，拷贝内容到对应工作流节点配置中时，还需要手动删掉文本变量，手动重新插入一遍参数变量。希望企微后续能改进下这一点。 为什么工作流的HTTP请求节点报错？
• 不要直接用本文中的请求体，不同智能表格的列名id不一定相同，请确保使用的是你自己智能表格启用接收外部数据后提供的请求体示例。

3.3 什么时候需要分两个智能机器人，一个用于知识问答，一个用于更新？

• 知识问答和知识整理更新指令遵循效果差的情况。
• 需要控制知识库更新权限的情况，写权限只能限定小部分人。

3.4 为什通过智能知识更新助手新增的问答对，在智能问答助手中提问找不到答案？

• 通过接口新增的数据并不会触发对应智能机器人中知识集文档的更新，需要进入知识集选中指定文档，手动点下更新；手动维护的内容经验证可以触发自动知识集更新，但是需要等一段时间，官方说明是15分钟内完成更新。