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教育数字化建设进阶秘籍:企微【文档】应用,让你秒变高效达人!

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教育数字化建设进阶秘籍:企微【文档】应用,让你秒变高效达人!
发布日期:2025-05-21 21:39:01 浏览次数: 117 来源:子能信息科技

 现如今,教育数字化建设如火如荼,而企业微信由于其功能的丰富及强大,被越来越多的学校所使用。

(子能科技走访近百所学校提炼管理困难)

作为企业微信效率套件之一的【文档】,为学校提供强大的企微生态协同办公能力,它可通过会话与企业内同事共享文档,一起编辑,比传统文档更方便,提高工作效率。

【文档】电脑端页面

【文档】手机端页面)

那么,企业微信【文档】功能如何使用?如何利用这个能力让我们教师的工作更加便捷高效?

今天,子能就来和大家介绍一下~


01

 文档有哪些功能?


1.会议记录团队沟通,高效协作

邀请同事加入文档一起讨论,可随时查看最新内容,无需多次转发和重复沟通。文档中可以插入名片、日程等丰富元素,@ 同事跟进待办事项。




企业微信在线文档的模板库,有大量日常工作所需的文档模板,可以让不同岗位的教职工,都能快速找到自己需要的文档模板。


2.智慧表格实时协作,数据轻松整理

顺滑迁移 excel 表格数据,方便格式修改,可查看表格的浏览/修订记录,方便多人填写收集和信息汇总。


  • 在「文档」中新建文件后,可快捷添加同事为文档成员一起编辑。

  • 支持丰富的插入功能,可在文档内插入个人名片和群聊名片、聊天记录、日程、应用页面等,协作体验更顺畅。

  • 表格具备完备的计算能力,支持插入多种函数,还支持幻灯片、收集表等格式,可满足汇报、收集等场景。

  • 文档内支持@同事,分派工作并直观了解负责部分。

  • 支持微信转发。用户只需要向文档的创作者申请权限或者创作者转发时设置好权限,就可以在微信端实现同步的共创。

  • 支持引用转发,边写边聊。

  • 支持支持导入doc/excel/腾讯文档 。

  • 支持导出为本地文件 。

  • 目前企业微信的在线文档和表格,最多支持400人同时编辑,最大程度地发挥文档的协同办公功能。



3.收集表种信息,一键收集

收集表有周期提醒和数据隔离的优势,还可以将收集结果关联到表格进行统计和分析。


02

文档权限设置

在文档右上角「菜单」-「权限管理」,可设置文档成员的浏览和编辑权限。

  • 1.文档查看权限:是只有学校内部教职工可以看,还是学校外部(教育局或政府部门)的人员也能看,或是只有特定的人才能查看、编辑。


  • 2.开启文档防泄密设置:可设置水印信息和水印样式,可以开启「禁止仅浏览成员发表评论」、「谁可以导出内容」

  • 3.设置特定部门权限:文档可以对企业内的任意部门单独设置权限,选择任意一个部门来设置「可编辑」或「仅浏览」权限。设置后,所属部门的成员加入时将按部门设置来获得【文档】权限。



  • 4.支持一键开启「文件保密模式」

    开启后,教职工通过企业微信的聊天、邮件功能发送的本地文件,都会自动上传到微盘,学校可以进行权限管理,包括设置文件是否能对外分享、是否允许下载与导出等。

    管理员还可查看重要文件的操作记录,哪名教职工查看、下载或转发了,都可追溯,操作记录清清楚楚。

03

文档使用答疑


Q1:编辑文档时断网了,文档还能保存么?

可以保存。断网后的编辑记录是保存在本地,只要不关闭文档编辑窗口,重新联网之后就会将离线编辑的内容同步到服务器保存。


Q2:文档默认保存在哪里 ?

文档默认保存在 “微盘-我的文件”中。默认保存路径可以在企业微信电脑客户端的「设置- 文档/文件管理」中修改。


Q3:如何和同事共享文档 ?

可以通过以下四种方式与同事分享文档:

①点击右上角“成员”图标,添加文档成员。

②点击右上角“加入”图标,将文档转发给同事。

③ 文档中直接@同事。

④ 在「微盘」内创建你和同事们的共享空间,后续在共享空间内新建的文档,同事们都可以看到。


Q4:如何取消文档的分享 ?

打开右上角「文档成员」-「成员管理」,将成员移除,即可取消分享。


04

管理方案延伸—文档高级功能

(文档高级功能与普通功能对比)

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