亚马逊的“6页备忘录”

在亚马逊我们不做PPT陈述，取而代之的是做一个陈述性的六页纸备忘录。会议的前10-30分钟，我们会先安静地阅读这份备忘录，然后再进行讨论。

我们想要的不只是普通的文档，而是结构明晰、娓娓道来的叙事性文档。撰写一篇6页的文档要比制作一个20页的PPT难度更大，原因就在于只有叙述性的文字才能让人们理解不同事物之间的关联、认识到各种因素的重要性，才能产生更加深度的思考，也就是“做得比说得好听”；而概括性PPT则正好相反，会让人们止步于浅层的理解、找不到重点，更像是“说得比做得好听”。

这是Jeff Bezos 杰佛里·贝索斯对会议的看法。顺着该观点，我们展开看看好的会议应该如何管理。

日常开会中你是否有经历过以下痛点？

1、会前-临时约会，缺乏准备

1. 在吗，有空聊一下？
   

2. 员工工作时间被临时会议打断
   

3. 灵魂拷问本身这个会是否有必要开？

   
   

2、会中-缺乏议程，会议跑题并超时

1. 散发性思维，缺乏结构化讨论
   

2. 缺乏渠道/工具贡献和发表意见
   

3. 开会变成宣讲会，缺乏真正的意见交流

   
   

3、会后-开完会不了了之，没有转化成行动

1. 散会不追踪，开会一场空

2. 开完会不等于把事情做完了
   

3. 会议结束后ToDo待办跟踪

在线文档/Excel/PPT开会流程

1、会议前-准备文档，整理议题和流程

• 会议前，用在线文档/Excel/PPT准备会议材料，主持人及与会人员将相关议题汇总到会议文档，附上相关链接。并提前把要讨论的会议内容发到会议群组里。

  
  

2、会议中-围绕会议内容充分互动，依序讨论并记录

• 会议中，与会者阅读在线文档会议内容，并将阅读过程中的疑问和建议撰写评论。主持人基于会议文档依序主持对每个议题的讨论，并记录相关要点。

  
  

3、会议后-明确结论，分配待办负责人

• 各项议题讨论完毕后，主持人总结会议结论，同时在文档的适当位置（一般是每个议题后或文档末尾）记录待办事项，设定完成日期，并@相关负责人。各项目负责人认领工作量后，即可散会各自开展工作。
  

• 异步沟通通过音视频转文字能力，帮助主持人高效整理会议纪要，完整沉淀培训内容，分享给未能参会的同事。

配合企业微信同事通讯录和即时通讯的能力，充分用好在线文档的协同、提醒功能，可以帮助我们更好地整理会议资料，分配工作并做好后续跟踪，使会议更有效果